Zarządzanie czasem

Czas to pieniądz

Wszyscy mamy tyle samo czasu: 24 godziny na dobę, 168 godzin w tygodniu itd. Jednak niektórzy z nas częściej niż inni mówią „nie mam na to czasu”, „gdybym miał go więcej, to…”. Jak to jest, że jedni potrafią coś zrobić w jeden dzień a dla innych mało będzie całego tygodnia? Tajemnica tkwi w zarządzaniu czasem.

Z czasowymi ograniczeniami spotykamy się już w szkole i potem na studiach, choć tak naprawdę brakuje nam go wówczas tylko przy realizacji specjalnych zadań – przygotowanie do matury, do sesji. Prawdziwe problemy pojawiają się, gdy podejmujemy pracę. Spędzamy w niej większość aktywnego czasu w ciągu dnia, sztywne ramy i ograniczenia sprawiają, że coraz trudniej nam znaleźć czas na nawet najprostsze przyjemności – wyjście do kina, oglądnięcie meczu w telewizji. Jeśli małżonkowie dodadzą do tego obowiązki „domowe”, okaże się, że bez swoistego planu czasu rzeczywiście nam zabraknie. Bo czas pozostawiony sam sobie ma samoistną tendencję do przeciekania przez palce…

Aby poskromić swój czas musisz dokonać wyboru. Tak, życie jest brutalne i z jednych rzeczy trzeba rezygnować lub drastycznie je ograniczać by osiągnąć inne, ważniejsze. Musisz więc zastanowić się globalnie nad całym swym życiem, ustalić priorytety. Jak to zrobić? Weź kartkę podziel ją na kilka części zatytułuj je od „Najważniejsze” do „Mało ważne” zastanów się co jest istotne w twoim życiu i wypełnij rubryki. Każdy człowiek inaczej ustala swoje cele i priorytety w życiu, dla jednego ważna jest rodzina, dla innego pieniądze i prestiż, jeszcze inny ceni przede wszystkim pracę i sukcesy zawodowe. Warto sporządzić taki schemat by zdać sobie sprawę co bezwzględnie muszę realizować by być szczęśliwym, co ważne a co mniej i w końcu z czego mogę zrezygnować. Mając taki życiowy plan, dość prosto możemy podzielić własne 24 godziny na dobę i 168 godzin w tygodniu, przyporządkować im określone działania, które posłużą do realizacji swoich wyznaczonych priorytetów. Pamiętać również należy o tym, że nasze priorytety są ze sobą powiązane – np. jeśli chcemy stworzyć szczęśliwą rodzinę musimy jej zapewnić stabilne podstawy finansowe.

Podobną sytuację jak w całym życiu, mamy również w pracy. Tam też możemy wyznaczyć sobie cele zasadnicze, poboczne i te mniej istotne. Dla jednych będzie to awans, kariera, dla innych zarobki, jeszcze innym wystarczają stabilne warunki zatrudnienia. Mając określone zawodowe cele musimy podporządkować im własne postępowanie. Truizmem jest, że tylko systematyczne działania i odpowiednio rozłożona ciężka praca mogą doprowadzić do zrealizowania ambitnych celów.

Po pierwsze zbuduj skuteczny plan zajęć dzieląc go na szereg bloków czynności. Niektóre zajmą ci więcej czasu, inne mniej, ale w końcu będziesz miał jasno ułożony schemat. Każdy blok zajęć podziel się na szereg mniejszych części, którymi można sprawnie zarządzać. W zależności od tego, jak jesteś zajęty, możesz rozpocząć organizowanie własnego czasu pracy od ustalenie planów tygodniowych lub miesięcznych, a następnie przejdź do dokładnego określenia planów dziennych, a nawet godzinnych. Najlepiej by zorganizować sobie taki moment na planowanie, żeby nic ci nie przeszkadzało. Wtedy będziesz mógł się porządnie zastanowić nad czekającą cię przyszłością. Później ewentualnie możesz nanosić pewne zmiany. To pozwoli ci zminimalizować zatory i dublowanie czynności.

Inny kluczowy aspekt zarządzania czasem to używanie zabezpieczeń czasowych. Nigdy plan nie jest tak przygotowany, że wszystko będziemy tzw. wykonywać według niego. Bardzo często pojawiają się opóźnienia lub nieoczekiwane wolne, niezaplanowane chwile. Dlatego twórz plany w ten sposób, by pomiędzy dwoma zadaniami istniała pewna luka czasowa. Jeśli wszystko pójdzie dobrze, będziesz miał czas na chwilę odpoczynku, a jeśli nie - dodatkowy czas na likwidację opóźnień. Jeśli więc dane zadanie ci się nagle przedłuży, nie będziesz spóźniony zaczynając kolejne. Przy okazji znacznie pozwoli ci to zredukować swój stres. Bo wyobraź sobie, że pracujesz w poważnej firmie i stale coś musisz robić - rozmowy z pracownikami, kontrahentami, z szefem, przygotowywanie raportów itp. Niewiele trzeba, by jedno z zadań (np. rozmowa z szefem) się opóźniła, przy okazji burząc cały, misternie sporządzony harmonogram. Jeśli jednak w swoim planie zajęć dodałeś pewne luzy czasowe, nawet takie zdarzenia nie zakłócą spokojnego przebiegu dalszej części dnia. Pamiętaj jednak, że takie przerwy czasowe, oprócz zabezpieczenia, wnoszą pewien zastój. Dlatego należy określać je bardzo rozsądnie, by nie stracić wysokiej jakości swojej pracy.

Niezmiernie istotną sprawą jest też określenie ograniczenie działania tzw. złodziei czasu. Są to ludzie, przedmioty i czynności, które zabierają cenny czas, choć obcowanie z nimi dawać może pewne odprężenie czy przyjemność, to złodzieje czasu w żadnym razie nie ułatwiają, przyspieszają osiągania założonych celów. Spotkanie z kumplem w knajpie, wielogodzinne oglądanie telewizji, bezmyślne surfowanie po internecie w pracy. To wszystko zabiera cenny czas. Jeśli skutecznie zlokalizujesz te przeszkody z pewnością znacznie ograniczysz zasięg ich działania – np. z pewnością będziesz się starał szybko skończyć rozmowę z koleżanką w pomieszczeniu socjalnym, mając w świadomości, że choć jest ona przyjemna, to odciąga Cię od zaplanowanych na dzisiaj działań.

Najlepiej sprawne zarządzania czasem wspomóc jakimś pomocnikiem np. kalendarzem, elektronicznym organizerem albo jakimś programem komputerowym. Wówczas znowu zaoszczędzisz trochę czasu i sprawnie zorganizujesz własny plan.

Mówimy "czas to pieniądz", a więc istotą zarządzania czasem jest wykorzystanie tego bogactwa. Jeśli lepiej przeanalizujemy, na co zużywamy czas, określimy priorytety, zaplanujemy pracę, efektywność z pewnością będzie lepsza. Efektywność to suma pewnych nawyków i zabiegów. Nie są one czymś wrodzonym. Większości z nich można się nauczyć. Jednym ze źródeł efektywności jest systematyczna praca nad zarządzaniem czasem. Tak więc do dzieła!