22 porady na pisanie e-maili

1. Przekazuj wiadomość w sposób zwięzły. Nie wiesz, czy ktoś, kto ją odbiera, korzysta z palmtopa, czy z komputera osobistego.

2. Nie wszczynaj fałszywego alarmu. Sprawa „najwyższej" wagi powinna naprawdę oznaczać coś niesłychanie ważnego.

3. Postaraj się, aby odbiorca nie miał problemów z zapisa­niem i przechowaniem przekazanych mu przez ciebie in­formacji. Lepiej napisać parę krótkich e-maili na każdy z po­szczególnych tematów, niż poruszać wiele różnych zagadnień w jednym długim e-mailu. Swojej wiadomości nadaj tytuł do­kładnie odzwierciedlający jej treść. (Chcąc przeglądać własne e-maile w określonym porządku, wykorzystaj wszelkie możliwo­ści, jakie daje ci komputer, na przykład sortowanie według daty, nazwiska czy treści).

4. Przeczytaj swój e-mail, zanim go wyślesz, nawet jeśli ci się spieszy! Spróbuj sobie wyobrazić, że to ty go otrzymałeś. Trak­tuj e-maile podobnie jak wszelkie inne listy biznesowe - z wielką troską. Zęby zyskać odpowiednią perspektywę, poproś przyjacie­la lub kolegę z pracy o czytanie twoich ważnych e-maili, zanim je wyślesz.

5. Twoi adreaci nie mogą mieć wątpliwości co do tego, którą formę preferu­jesz: pocztę głosową czy elektroniczną. Skoro dałeś im to już do zrozumienia, przekonaj się, jakie oni mają upodobania w tym względzie, nie każdy jest bowiem zwolennikiem e-maili.

6. Powiadom adresata o wszelkich załącznikach i wyjaśnij dokładnie, co zawierają.

7. Zanim napiszesz kolejnego e-maila, przeczytaj o zasa­dach pisowni. Skorzystaj z rad przy tworzeniu własnych wia­domości.

8. Korzystaj z możliwości pracy grupowej w sieci, zamiast zmuszać współpracowników do korzystania z funkcji „Wyślij do wszystkich". To niegrzeczne i niepotrzebne.

9. Wpisz swoje nazwisko w odpowiedniej rubryce. Nie uży­waj przypadkiem zdrobniałych form swojego imienia. Zachwasz­czające Internet niechciane e-maile stają się bowiem tak wielkim problemem, że wielu użytkowników, nie potrafiąc natychmiast zidentyfikować nadawcy, kasuje wiadomości przed ich przeczy­taniem.

10. Nigdy nie wysyłaj e-maila, gdy jesteś zły. Naprawdę nigdy tego nie rób! Zanim klikniesz na ikonkę „Nie ma odwrotu" (czyli: „Wyślij"), zastanów się, czy nie wysłać danego maiła najpierw do siebie.

11. Przyjmij założenie, że wszystko, co zawrzesz w e-mailu, może zostać wydrukowane na pierwszej strome „New York Timesa". Drodzy przyjaciele, e-mail nie jest sprawą prywatną.

12. Unikaj obszernych załączników. Wielu odbiorców może mieć kłopot z otwarciem dużego pliku graficznego. Zakładanie, że cały świat korzysta tak jak ty ze stałego łącza, jest pogwałceniem ety­kiety internetowej. Zamiast tego podaj link do witryny internetowej, na której znajdują się określone pliki. Jeśli jesteś zmuszo­ny do wysłania obszernego załącznika, uprzedź o tym osobę, do której go wysyłasz. Zwracaj uwagę ludziom, którzy bez ostrzeże­nia wysyłają do ciebie obszerne załączniki.

13. Przestań czytać swoje e-maile, gdy współmałżonek chce się właśnie z tobą kochać, gdy dziecko chciałoby o czymś porozma­wiać lub dzwoni twój najlepszy przyjaciel, pragnąc uciąć sobie z tobą pogawędkę. Od czasu do czasu zafunduj sobie dzień bez e-maili.

14. Nie sprawdzaj poczty elektronicznej podczas zebrania, choćby nawet w twojej firmie było to akceptowane. Ktoś na pew­no poczuje się obrażony, widząc, że zajmujesz się czym innym, a poza tym może ci umknąć jakaś ważna informacja. Zastanów się, czego ty oczekujesz od ludzi, gdy prezentujesz własną osobę czy działalność lub gdy zabierasz głos.

15. Nie dawaj nikomu cudzego adresu elektronicznej skrzyn­ki pocztowej bez zgody tej osoby. Bądź również ostrożny, wysyłając ten sam e-mail do wszystkich osób, których adresy znajdują się w twojej książce adresowej. Jeśli nie ukryjesz adre­satów, będzie to równoznaczne z ujawnieniem wszystkich twoich kontaktów.

16. Postanów, że w swojej skrzynce odbiorczej będziesz za­trzymywał najwyżej dwadzieścia pięć e-maili. Poczujesz się wówczas znacznie mniej zestresowany. Poza tym twój admi­nistrator sieci będzie cię błogosławić.

17. Jeśli chcesz kogoś nękać, e-mail nie jest do tego odpo­wiednim narzędziem. Wydaje się to oczywiste, ale są osoby wystarczająco głupie, by tak właśnie postępować. Zapoznawszy się z twoimi bezsensownymi e-mailami, sędzia i przysięgli bez zastanowienia uznają cię za winnego. Upewnij się również, że nie stosują takich metod twoi podwładni. Możesz być pociągnię­ty do odpowiedzialności za ich zachowanie.

18. Od czasu do czasu zamiast wysyłać maiła, napisz list wła­snoręcznie. W świecie niewymagającej wysiłku korespondencji elektronicznej poświęcenie trochę czasu na wysłanie własnoręcz­nie napisanego listu mówi o tobie bardzo wiele.

19. Bądź ostrożny, gdy adresujesz e-mail, korzystając ze swej książki adresowej. Naprawdę łatwo kliknąć w niewłaściwym miejscu.

20. Nie zakładaj, że adresat na pewno otrzymał twojego maila. Serwery się psują, urządzenia zawodzą bywa też, że e-maile tra­fiają pod niewłaściwy adres. Nie trać od razu zaufania do ludzi.

21. Postaraj się maksymalnie ograniczyć czas spędzany na mailowaniu. Jeśli w ciągu dnia otrzymujesz przeciętnie pięć­dziesiąt e-maili i na każdy poświęcasz pięć minut, daje to w su­mie ponad cztery godziny dziennie.

22. Gdy otrzymujesz e-maila, zwracaj uwagę na styl, którym posługuje się jego autor. Czy jest lapidarny? Przyjazny? Ce­chuje go wyobraźnia? Dopasowując do tego stylu styl własnej od­powiedzi, możesz bardzo wiele osiągnąć. Jeśli dana osoba jest rzeczowa, pisz wyłącznie o interesach. Natomiast jeśli sprawia wrażenie bardziej zrelaksowanej i wspomniała coś o swoich wa­kacjach, nie obraź jej i nie dopuść do tego, by poczuła się głupio, gdy udzielisz jej jedynie lakonicznej odpowiedzi.

Fragmenty z książki "Public Relations".

Autorzy: Richard Laermer, Michael Prichinello.

Gdańskie Wydawnictwo Psychologiczne.